حلول البرامج: التواصل أو الركود

الصورة: Softship

الصورة: Softship

Previous Next

من المحتمل أنك تقرأ هذا المقال في مكتبك. وبالنسبة لمعظمنا ، فإن هذا يعني مساحة كبيرة ذات مخطط مفتوح يتم ترتيبها مع مكاتب ومراقبين وغرف منفصلة وغيرها من الميزات المصممة للحفاظ على الإنتاجية وتيسير التواصل والتعاون. لدينا مدينة نيويورك نشكرها على ظهور المكتب المشترك في مطلع القرن الماضي. لكن في الآونة الأخيرة ، أصبحت "Bürolandschaft" ، أو المناظر الطبيعية للمكاتب ، من المشجعين المشهورين الذين يجلسون بشكل عضوي أكثر حول تدفقات الاتصال.

اسأل أي مخطط مكتب - أو رئيس شركة لهذه المسألة - لماذا يفضلون خطة مفتوحة على مقصورات منفصلة أو مكاتب. من المرجح أن يتصدر التعاون القائمة. عندما يشترك الأشخاص في نفس المساحة ، فمن المرجح أن يشاركوا الأفكار ويطلبون الإدخال. حتى مع هيمنة وسائل الإعلام الاجتماعية اليوم ، الناس هم كائنات اجتماعية في القلب وتريد أن تتفاعل بشكل شخصي. يجب أن تتدفق البيانات من خلال شركة ، وتقاسم المساحة يسهل ذلك. كما أن الخطة المفتوحة أيضاً أرخص بكثير من حيث تكلفة البناء ، ولأن المزيد من الموظفين يمكن أن يشغلوا أقل من الأمتار المربعة ، ولكنها توفر أيضاً مرونة. قد لا نعرف ما هو الاتجاه التالي للمكتب ، ولكن مساحة مشتركة كبيرة لا تغلق الخيارات.

بناء الكفاءات
في العديد من جوانب عائلتنا ، الحياة الاجتماعية وحياة العمل ، لدينا كفاءات مبنية. المكاتب المفتوحة المخطط هي مثال واحد فقط ؛ وكذلك حقيقة أننا نستخدم هواتفنا الذكية للاتصال بشبكة الإنترنت العالمية ومجموعة متنوعة من منصات المشاركة الاجتماعية. وأن تطبيقات الكمبيوتر المحمول الخاصة بنا متصلة ببعضها للسماح بالبيانات والصور وغيرها من المعلومات التي يمكن مشاركتها بسلاسة ودون ضجة.

وبالتالي ، فإن السؤال هو إذا كان هذا جزءًا لا يتجزأ من حياتنا الطبيعية ، فلماذا تعتبر معظم شركات النقل البحري غير متكاملة؟

ستقول معظم شركات الشحن أنها قد احتضنت الثورة الرقمية بشكل كامل ، وهذا صحيح إلى حد كبير. وسيستخدم الجميع تقريبًا حزمة محاسبة لإدارة الفواتير والميزانيات وسداد الفواتير. بالنسبة للبعض ، سيكون هذا جدول بيانات Excel بسيطًا ، ولكن بالنسبة إلى معظمه ، من المرجح أن يكون حزمة أكثر حرفية وتعقيدًا. كما سيقوم معظمها بتشغيل حزم برمجية لإدارة مجموعة من الوظائف التجارية والتشغيلية الأخرى. لكن القضية هي واحدة من التكامل. في حين أن هذه الحزم الفردية تؤدي مجموعة منفصلة من المهام بشكل جيد ، فإنها لا تتواصل مع بعضها البعض.

تحقيق التكامل
في شركة شحن متكاملة ، يجمع نظام التعريفة جميع المعلومات المعقدة المتعلقة بالعملاء والموانئ والمحطات الطرفية والشحنات - وهذا يمكن أن يكون مصفوفة معقدة للغاية من الأسعار الفردية والقيود والخصومات والحوافز. عندما يطلب أحد العملاء عرض أسعار ، يجب أن يبحث نظام الاقتباس تلقائيًا عن التعريفات ذات الصلة لإنشاء عرض أسعار دقيق ومفصل.
إذا تحول عرض الأسعار إلى عملية بيع ، فسيعمل النظام مرة أخرى تلقائيًا على إنشاء تأكيد الحجز المطلوب وسندات الشحن والبيان وغير ذلك الكثير.

وبمجرد أن تبحر السفينة ، سيتم إنشاء فاتورة تلقائيًا وسيتم ترحيل هذه المعلومات إلى "حسابات القبض" عبر واجهة.

خلال هذه العملية ، إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء تغييرات ، فسيعمل نظام متكامل بشكل تلقائي على إنشاء تصحيحات واضحة ومذكرات ائتمانية وفواتير عند الضغط على زر.

بمعنى آخر ، ستتدفق المعلومات بسلاسة من نشاط إلى آخر دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات. إعادة الضبط تؤدي إلى أخطاء ، تؤدي الأخطاء إلى تأخيرات والتأخيرات تعطل التدفق النقدي وأموال التكلفة.

تخفيض الحجة إلى أساس نقدي ، ومن المفهوم على نطاق واسع أن حوالي 10 ٪ من فواتير الشحن المنتهية ولايته العالمية غير صحيحة بسبب خطأ بشري في نقل المعلومات من نظام إلى آخر. وحتى بالنسبة لشركة شحن صغيرة تتفاخر بإيرادات متواضعة تبلغ 100 مليون دولار ، فإن ذلك يعني نزاعًا بقيمة 10 ملايين دولار ولا يتم دفعه - وثقب لاحق في التدفق النقدي.

الصورة: Softship

ايجاد حل
التطور هو على الأرجح السبب الرئيسي للحالة الراهنة. اعتمدت شركات الشحن رقمنة مجزأة ، ولذا قامت بتركيب حزم فردية لأداء مهام محددة كما هو مطلوب ، أو عندما أصبحت الميزانية متاحة. وقد أدى المزيج الناتج من حزم أحيانًا وأخرى جاهزة في بعض الأحيان إلى إنشاء متاهة من التطبيقات التي تجلس جنبًا إلى جنب ، ولكنها لا تدمج أو تتواصل. يتم إعادة ضبط كمية هائلة من البيانات بين الأقسام غير المترابطة داخل نفس شركة الشحن.

إلغاء ما هو موجود بالفعل والبدء من جديد هو مهمة شاقة وتستغرق وقتا طويلا. العديد من شركات الشحن ليست مستعدة ببساطة لاتخاذ خطوتين إلى الوراء من أجل جعل ثلاثة أو أكثر في الاتجاه الصحيح. إلى جانب ذلك ، فإن معظم أقسام تكنولوجيا المعلومات تكافح لتظل ملتزمة بمجموعة متزايدة من أنظمة التقارير الخارجية المطلوبة فقط للحفاظ على تداول الشركة. سوف يلعب التكامل الداخلي دومًا دورًا ثانويًا.

ولكن هناك حل. برامج الشحن الحديثة هي وحدات ، مما يعني أن شركات الشحن تحتاج فقط إلى اختيار التطبيقات التي تحتاجها لأتمتة عمليات معينة داخل أعمالها. تتكامل كل وحدة بسلاسة مع الآخرين لتسهيل تدفق المعلومات عبر الشركة.

البيانات تحتاج فقط إلى إدخال مرة واحدة ، وبالتالي تقليل الازدواجية والأخطاء وعمل الصوامع. ثم يتم تبادل البيانات عبر الشركة ومع الشركاء التجاريين المعنيين. هذا يقلل بشكل كبير من العبء الإداري ويدخل الكفاءات في جميع أنحاء الأعمال. كما أنه يحرر الموظفين للتركيز على المزيد من المهام الموجهة نحو العملاء.

سيقوم تطبيق برمجي مدروس جيدًا باسترداد التكاليف المتغيرة لكل شحنة من قاعدة بيانات التكلفة وتطبيقها كتكلفة تقديرية للحجز. تزوّج المعلومات المتعلقة بالأحجام المأخوذة من الزبون في وقت الحجز تلقائيًا بهذه البيانات لتوفير تحليل وتقييم الربحية لكل شحنة.

ومع تقدم الرحلة والتكاليف الفعلية أصبحت معروفة ، تسمح التحديثات في الوقت الفعلي بمراقبة الربحية طوال الرحلة. تمكن أتمتة هذه العمليات من الحصول على كمية قيّمة من البيانات ، ومشاركتها وإعادة استخدامها في جميع أنحاء الشركة. كما يمكن تحليله لإعداد تقارير الأداء ، مما يشجع الإدارة على اتخاذ قرارات ذكية ومستنيرة.

أكثر من ذلك ، فإن البرمجيات الجيدة الموجهة نحو الشحن سوف تقوم أيضاً بإدارة ومراقبة تقدم الرحلات وأنشطة الموانئ. يمكن مراقبة الجداول وتحديثها من الوصول والمغادرة والتقارير الظاهرة التي يتم استلامها تلقائيًا من السفينة. يمكن محاكاة التغييرات التي تسببها الأحداث غير المتوقعة لتقديم تقديرات للتأثير المحتمل على الجدول الإجمالي. يمكن للمشغل بعد ذلك محاكاة "ماذا لو" وإيجاد التدابير المضادة الأكثر ملائمة.

ولكن في الوقت الذي يوجد فيه حل جيد لتحقيق التكامل التام داخل شركات الشحن ، تبقى المقاومة.

التغلب على المقاومة
قبل عشرين عاما أو أكثر ، كانت الرقمنة من اختصاص شركة الشحن الكبيرة جدا ذات الجيوب العميقة. قاموا بتطوير تطبيقات مفصّلة وجيوش من الفنيين المعينين لرعايتهم. ولكن الوقت قد مضى ، واليوم ، هي عملية بسيطة إلى حد ما لشراء الحلول المتخصصة التي يمكن تكوينها وتخصيصها بسهولة لتناسب فرادى كل شركة ومستخدم. هذه الحزم هي وسيلة لجعل الشركات الرقمية في الشركات المتكاملة رقميا.

جمال هذه التطبيقات هو أنها بنيت لتسهيل التكامل التام بين كل من العمليات الأساسية - ربط الأنظمة الموجودة من خلال كيان واحد متجاور ، متصل بالكامل ومشبك بسلاسة. لذلك ، تتدفق البيانات بسلاسة بين عمليات السفن ، والخدمات اللوجستية ، والحاويات اللوجستية ، والمحاسبة ، والإدارة.

بخلاف المزايا الواضحة لتقليل المدخلات من البيانات ، والحد من الأخطاء والقدرة على توفير خدمة العملاء المتزايدة ، تتوفر هذه الحلول المعبأة بجزء يسير من سعر بناء نظام مفصل. على نحو فعال ، قاموا بتسوية مجال تكنولوجيا المعلومات عبر مجموعة كاملة من شركات النقل البحري.

مثل المكتب المفتوح ، أو الهاتف الذكي ، أو الكمبيوتر المحمول ، بدأت العديد من شركات الشحن في رفع رؤوسهم من يوم إلى يوم لرؤية مزايا وجود وظائف أعمالهم المختلفة تتواصل مع بعضها البعض. ومثل كل الأفكار الجيدة ، فإن المفهوم بسيط للغاية ، ومع توفر البرامج المعبأة الآن على نطاق واسع ، فإن تحقيق التكامل التام يمكن الوصول إليه بسهولة.

المؤلف
لارس فيشر هو المدير الإداري لمقر شركة Softship في منطقة آسيا والمحيط الهادئ. وهو مسؤول عن موظفي سنغافورة التجاريين والفنيين الذين يبلغ عددهم 25 عامًا وعن استراتيجية المبيعات والتسويق للمجموعة في جميع أنحاء العالم. www.softship.com
لارس فيشر