كيفية تحقيق كفاءة سفر الطاقم في عملك

نيكوس غازيليديس هو المدير العالمي للشحن في ATPI Griffinstone

مثل جميع الشركات ، يجب على المنظمات البحرية تحقيق توازن بين إدارة العمليات مع العدد الصحيح من الموظفين بأفضل سعر ممكن. ولكن حيثما اختلفت ، فإن هذه الأعمال تتطلب وجود عمال متخصصين ومدربين تدريباً عالياً ، كما أن الحصول عليها إلى الأماكن التي يحتاجون إليها عادةً ما يعتمد على الظروف التي نادراً ما يمكن اعتبارها أمراً مفروغاً منه.

وتشكل تكاليف السفر لأفراد الطاقم ثاني أعلى تكلفة بالنسبة لمعظم السفن ، وبدون تكاليف مراقبة واضحة يمكن أن تخرج عن نطاق السيطرة بسهولة. حقيقة أن جعل الموظفين إلى المكان المناسب في الوقت المناسب هو عامل مهم للمهمة يعني أنه عندما يواجهون ضغوطاً ، فإن أولئك الذين يديرون السفر يمكن أن يميلوا إلى اتخاذ قرارات باهظة الثمن.

يمكن لشركات إدارة السفر (TMC) المتخصصة في الصناعة البحرية ، مثل ATPI Griffinstone ، أن تجلب شعوراً من الهدوء إلى المياه المضطربة. عندما يتعلق الأمر بإدارة ترتيبات سفر طاقم المركب ، فإن امتلاك TMC في الزاوية الخاصة بك يمكن أن يوفر نهجًا مخصصًا واستشاريًا - خاصة عندما يتعلق الأمر بوضع سياسة سفر يمكنها تحقيق كفاءات واقعية على نطاق عالمي. وتجلب TMC أيضًا خبرة مثبتة في التحكم في التكاليف ، مما يعني أن الشركات البحرية يمكنها التركيز على العمل المطلوب دون المساس بالسلامة أو الدقة أو الامتثال.

عند العمل إلى جانب عملائنا البحريين ، فإننا ننظر عادة إلى ثلاثة مجالات في التخطيط والحجز وإعداد التقارير من أجل تحقيق كفاءات كبيرة على المدى الطويل.

مرن
قد يبدو الأمر وكأنه تناقض متناقض ، لكن الاتساق المرن هو ببساطة تحقيق الاستفادة القصوى من المعرفة المحلية. يوجد لدى معظم المنظمات منسقو الطاقم المنتشرون حول العالم ، كل منهم يعمل وفق معايير مختلفة ومع عمليات مختلفة. يمكن أن يحقق جهاز TMC بعض الثبات في هذا الأسلوب الذي يتعارض بشكل ضئيل - مع تبسيط الأمور عند الضرورة - لتصميم سياسة سفر تعمل بشكل جيد. يتم إجراء تغييرات حيوية بطريقة استشارية حتى يتم دمج فرق السوق المحلية الهامة. من خلال التواصل مع التغييرات في السياسة عبر الأعمال ، يكون من الأسهل الحصول على "الاشتراك" من المنسقين حتى يتبعوا الإجراء الصحيح والتأكد من أن الحجوزات متوافقة دائمًا.

الشخصية
إذا ارتفع عدد الحجوزات غير الصحيحة ، فإن التكلفة كذلك. إن الأخطاء البسيطة ، مثل أخطاء في كتابة الأسماء أو أخطاء التأشيرة ، تأخذ مجهودًا ووقتًا كبيرين لتصحيحها وتسبب أيضًا ضغوطًا لا لزوم لها - خاصة عندما يحتاج الموظفون إلى أن يكونوا على متن سفينة في الموعد المحدد.
عادة ما يقع اللوم على الخطأ البشري في هذه الظروف ، عادة عندما يتم نقل المعلومات يدويا عبر المنصات بطريقة قديمة الطراز. يمكن لنظم إدارة تدفق العمل من طرف إلى طرف مثل منصة CrewLink الخاصة بـ ATPI إزالة هذه المخاطر من خلال دمج أنظمة الموارد البشرية والتمويل بسلاسة. هذا يسمح للبيانات الشخصية أن يتم التقاطها حتى يمكن إدارة التأشيرات وغيرها من الضروريات بسهولة. تضمن أدوات التنميط مثل eProfile الخاص بـ ATPI أن تكون البيانات دقيقة ومتسقة دائمًا ، مما يسمح بإجراء عملية الحجز بسلاسة قدر الإمكان.

رؤية
أفضل طريقة لمعرفة كيفية توفير المال هي معرفة كيفية إنفاقها بالضبط. وهذا يعني القدرة على الاستفادة من الكميات الضخمة من البيانات الناتجة عن تغييرات الطاقم والسفر.
تعد TMCs خبراء في إدارة هذه المعلومات وستضع العمليات في مكانها بحيث تتمكن المنظمات من تحديد الكفاءات. إن الإبلاغ المستمر عن النتائج - بما في ذلك عبر مختلف المواقع العالمية - أمر حيوي هنا ، حيث يمكن مقارنة البيانات وفهمها بسهولة. هذا يسمح للعناصر المختلفة لسياسة السفر بدراسة وتكاليف مدفوعة إلى أدنى حد ممكن.
يعد وضع برنامج السفر الخاص بك في دائرة الضوء طريقة رائعة للتفكير بشكل مختلف عن عملك ، ومن المؤكد أنه سيقدم مكافآت ذكية إلى أبعد من التكلفة.

نبذة عن الكاتب
نيكوس غازيليديس هو المدير العالمي للشحن في ATPI Griffinstone ، القسم المتخصص في شؤون الطاقة البحرية في إدارة رحلات السفر والمناسبات ، مجموعة ATPI. لمزيد من المعلومات ، يرجى زيارة www.atpi.com/griffinstone ومركز المعرفة ATPI.